国家知识产权局专利代办处(以下称代办处)受国家知识产权局的委托，依照专利法、专利法实施细则的有关规定，受理专利申请文件时，应遵守下列规定：
一、专利受理的职能范围
(一)接收的文件对象和种类
1.接收国内单位或个人面交或寄交的发明、实用新型、外观设计三种专利申请文件。
2.接收港、澳、台居民个人通过国内专利代理机构代理的发明、实用新型、外观设计三种专利申请文件。
3.不接收境外申请人直接递交或通过涉外代理机构递交的申请文件。
4.不接收PCT申请。
5.不接收分案申请和要求优先权声明的专利申请文件。
申请人面交要求优先权声明的专利申请和分案申请的，代办处应当通知其用挂号信函的方式直接寄交专利局受理处。
代办处收到申请人寄交的要求优先权声明的专利申请和分案申请，应在请求书左上角加盖代办处收到日期戳，注明挂号号码，连同原始信封转寄专利局受理处。
6.不接收申请人递交的中间文件。
(二)受理审核的内容
代办处受国家知识产权局委托依照专利法和专利法实施细则的有关规定对接收的专利申请文件进行审查。确定申请日、给予申请号。对申请人提交的“费用减缓请求书”进行审批，确定准予减缓的标准，发出通知书(通知书类别如下)。
1.对于符合受理条件但没提交“费用减缓请求书”的专利申请，代办处应当向申请人发出专利申请受理通知书、费用缴纳通知书。
2.对于不符合受理条件的专利申请代办处应当向申请人发出不受理通知书。
3.对于符合受理条件并提交了“费用减缓请求书”，并且符合费减规定的，代办处应当作出费减审批，确定准予减缓的标准，并向申请人发出专利申请受理通知书和费用减缓审批通知书。
4.对于符合受理条件但不符合费减规定的专利申请，代办处应当向申请人发出专利申请受理通知书和费用减缓审批通知书(通知书中注明了不能费减的原因和应缴费的期限和数额)。
(三)日常工作的职能
1.受理面交、寄交的新申请。
2.对受理的新申请进行数据采集。
3.每天按时寄送、传送申请文件和申请数据。
二、受理专利申请文件的程序
(一)申请日的确定与费用减缓的审批
1.接收专利申请文件的方式
代办处可接收邮局邮寄或到代办处面交的专利申请。
2.申请日的确定
专利申请文件的申请日(递交日)应依据专利法、专利法实施细则的有关规定确定。
注：申请人邮寄的申请文件以寄出的邮戳日为递交日(申请日)，面交的申请文件以面交日为递交日(申请日)。代办处工作人员将申请日记录在请求书规定的位置上。信封上寄出的邮戳日不清晰的，以代办处收到日为申请日，在请求书左上角记载“邮戳不清”并将信封夹入申请文件。
3.费用减缓的审批
代办处对申请人提交的“费用减缓请求书”进行审批。审批内容如下：
(1)费用减缓请求书上的请求人应与请求书上的申请人一致，并应有当事人签章，否则不予审批。
(2)职务发明请求减缓费用必须出具上级主管部门的证明。证明中，应当说明请求减缓的单位是企业、事业还是机关、团体，是企业的应说明盈亏情况，非企业的应当说明其经济困难情况。
(3)申请人在文件清单栏中表示有费用减缓请求书，但实际并未提交此文件，应盖“不同意减缓”章，其理由是“未按规定格式提出费用减缓请求”(代码是3)，并修改文件清单上的记录。
(二)面交新申请的受理
1.审查、核查面交新申请文件
(1)核实申请文件所属类别是否与专利请求书的类别(发明、实用新型、外观设计)一致。
(2)依照专利法实施细则的有关规定，按确定的申请类别审查申请文件是否符合受理条件。
对于不符合受理条件的，应告知申请人予以更正，申请人当时不能更正的不予受理，退回文件，应申请人的要求可出具不受理通知书，但不在申请文件上作出任何标记。
(3)按专利申请请求书上的文件清单核实申请文件的份数、页数。核查两份申请文件是否完全一致。
实际数量与填写不符的，告知申请人予以更正。
(4)审核请求书各栏目的内容是否填写准确，有无漏填项目。
审查人员不能随意增加或减少请求书上的内容，修改内容仅限请求书的文件清单项和申请人地址的省名项，修改更正时要使用修改符号，以便保留原始数据。
(5)对申请人提交的“费用减缓请求书”进行审批。
2.面交申请文件的整理
(1)面交申请文件纸件的整理
①将符合受理条件的专利申请文件分为一式两套，第一套作为电子扫描文件，第二套作为文档文件。两套文件按规定顺序排列。
按专利法规定的申请文件应一式两份，申请人只提交一份的，受理人员应请申请人重新复印一份。
申请人提交的文件一式两份的，只在电子扫描件中存入一份;只有一份的，文件应全部存入电子扫描件。
不同申请人提交的费减请求书、代理人请求书等应属不同文件，需按上述方式存入电子扫描件。
外观设计专利申请，应将彩色图或照片存入电子扫描文件。
文档文件排列顺序应与第一套相同。
②根据专利申请类别给出申请号，作为电子扫描件的第一套文件贴条码型贴条，另一套贴号码型贴条。
(2)在申请文件上加盖公章
①在第一套文件请求书的左上角盖代办处收到日期戳和“面交”章，在文件核实栏盖“核实章”。
②在专利请求书规定位置上记录申请日。
③有费减请求的，在两份请求书相应的栏目内加盖减缓比例章或“不同意减缓”章及理由代码。
以上工作完结后将贴有条码型贴条的请求书送去采集。
(3)申请文件编页码
①为建立纸件文档及电子扫描文档，防止文件丢失，三种专利申请文件均应只对第一套文件按顺序逐页编页码。标准格式请求书按2页编页码，有附页的，按3页起编码。申请文件中有两面使用的，按两页计算(窗口递交的应退回申请人更正为单面使用)。除申请专利应提交的必要文件外，凡装订成册的证明类文件只算作一页。有相互关联的文件应放在一起，如费用减缓证明应放在费用减缓请求书的后面，实审参考资料应放在实审请求书的后面，并顺序编页。数据采集后打印的“受理通知书”，“费用减缓审批通知书”或“缴费通知书”(无费减的打印此通知)，校对单放在第一套申请文件后面，也应顺序编页，校对单上所编号码数，即为该申请文件的总页数。
②编写页码的数字应书写清楚，数字应连续，如编写错误，应用涂改液修改后重编，不得随意涂抹。页码标注在文件右上角处。
(二)寄交新申请的受理
1.审查、核查寄交新申请文件
(1)核实申请文件所属类别是否与专利请求书的类别(发明、实用新型、外观设计)一致。
(2)按照专利法实施细则的有关规定，审查申请文件是否符合受理条件。对于不符合受理条件的专利申请，作出“不受理通知书”，说明不受理的理由，申请文件随同不受理通知书挂号寄回，不受理通知书副本存档保留三年。
(3)审核请求书各栏目的内容是否填写准确，有无漏填项目。注意：审查人员不能随意增加或减少请求书上的内容，修改内容仅限请求书的文件清单项和申请人地址的省名项，修改更正时要使用修改符号，以便保留原始数据。
(4)对申请人提交的“费用减缓请求书”进行审批。
2.寄交申请文件的整理
(1)寄交申请文件纸件的整理
寄交申请文件纸件的整理规则与面交申请文件纸件的整理规则相同。
(2)在寄交申请文件上加盖公章
①在第一套文件请求书的左上角盖代办处收到日期戳和“寄交”章，将寄交信函的挂号号码登记在第一套文件请求书的左上角，文件核实栏盖“核实章”。
(记录挂号号码应先记录地名的前两个汉字，再记录阿拉伯数字，地名多于两个汉字的部分不记录，特快专递记录前4位阿拉伯数字及最后两位英文字母，如×××CN.)
②在专利请求书规定位置上记录申请日。
③有费减请求的，在两份请求书相应的栏目内加盖减缓比例章或“不同意减缓”章及理由代码。
(3)申请文件编页码
申请文件编页码与面交申请文件编页码相同。
以上工作完结后将贴有条码型贴条的请求书送去采集。
(三)数据采集
面交或寄交申请，将第一套文件中的请求书交采集人员录入。录入人员将请求书上的著录项目及清单进行首次逐项数据采集，如寄交文件较多，可采取批处理方式。
1.按专利请求书中类别，输入(确定)专利申请类别代码后再输入申请号及其他事项，费减代码，应按请求书上的记载准确录入。
2.录入数据要严格依据专利请求书(包括修改后)及其附页清单中的原始记录，不得主动填加任何信息内容，发现明显错误的，应退还受理人员更正纸件请求书后，方可继续输入数据。
3.除数据完全一致外，不得采用F4存盘方式。采用F4存盘方式的，要将全部数据重新屏校一遍。
4.采集完一件申请后，必需按下F2键，予以保存和清屏，未按存储键严禁采集下一个申请。
5.采集中遇有个别文字打不出时要输入相应字节的“星号”供受理人员发现及手写修改通知书中的相应文字。
6.采集挂号号码时，应先采集地名前两个汉字，再输入阿拉伯数码，地名多于两个汉字部分不予采集，特快专递录入前四位阿拉伯数字及最后两位英文字母，如××××CN.
(四)数据的校对
1.依据请求书对首采校对单的数据逐项校对，错采、漏采的项目应重新核对。属受理审核缺陷，修改请求书及清单记录。属采集录入错误，修改校对单记录。确认正确后重新采集。
2.打印的缴费通知书上的缴费数额、缴费期限应认真核对，防止出现重大差错。
3.校对单的右下角加盖受理人员名章。
注：在完成文件整理，数据传输前，应对申请数据进行两次校对，一是在首采后，要进行屏幕校对，二是在打出校对单后，再次进行校对，以确保数据的完整，准确。
三、数据传输与文件的转送
(一)数据传输与文件的转送步骤
1.当天的申请纸件文件与当天电子数据通过扫描申请号进行核对，核对无误后，打印核对清单。
2.纸件与电子数据核对后，纸件文件装袋、进行数据备份。
3.第一天采集的申请数据备份后应于第二天按规定传输时间段发送，发送后打印数据发送清单。
4.申请文件的纸件文件应于数据发送的当天或第二天寄出。
(二)数据传输与文件的转送规则
1.电子数据发送后打印的发送清单应一式两份，一份在代办处留存，另一份随纸件文件寄送专利局。
2.寄送纸件文件的数量、类型应与传输的电子数据相一致。
3.纸件文件的邮寄清单上应注明文件类别、文件数量、经办人姓名、装包日期等内容。
4.纸件邮寄清单一式两份，随申请文件送受理处一份，代办处留存一份。
5.寄送的申请文件的纸件应与发送清单、纸件邮寄清单放在一起，不可与其他文件、费用单据混装。
6.邮寄新申请文件时，必须使用挂号信函方式，不得使用包裹方式。对一次邮寄的多批邮件，应在邮件封面清楚地注明采集批号及邮件编号。如(D××××第×共×)。
7.寄送、发送周期以日为单位计算(即第一天采集的申请数据第二天发送)，要确保申请文件和申请数据按时递交或传送。
8.每天无论录入几个批次(允许多批一次传输)，均不允许一天之内多次传输同一批或不同批次的数据。
9.当天没有受理新申请，第二天应向受理处通告，代办处该天传输件数为“0”。如传输过程遇特殊情况(如停电或机器故障)应与受理处联系。
10.电子数据的发送和纸件文件的寄送应指定专人负责，要确保电子数据和纸件文件的安全、准确、稳定，不发生丢失或泄密事件。
四、错误更正程序
(一)数据已传输、纸件尚未寄出时，代办处发现文件处理有错误，应立即用传真件通知受理处，将错误的内容告知，并应同时修改纸件，更正本地数据库内容。由受理处负责修改已传输的数据。
(二)数据已传输、纸件也已寄出时，应通知受理处发现错误的申请号及错误的内容，由受理处修改纸件内容与数据，并作差错记录。
(三)受理处接收文件，并将数据文件装库后又发现的错误按下列程序办理：
1.著录项目的修改，由受理处更改纸件上的内容，并以修改更正方式通知申请人。
2.申请日确定错误的更正，应由代办处提供申请人寄交文件的邮局凭证，经受理处核实后，修改纸件及数据，并通知申请人。
3.申请类别错误或使用申请号错误，由受理处向部领导提出修改更正报告经批准后，更正类别错误，同时通知代办处写出更正错误报告，由经办人写明出现错误的原因，并由代办处负责人签署意见，报部审批后，由综合处备案。
4.费用减缓审批出现错误的更正
(1)由受理处核对原确定减缓的比例，并修改费减标记。
(2)通知申请人更正减缓比例，并按正确的比例交纳申请费用。
(3)更正减缓比例的通知应存入文档一份。
五、申请号的领取及返回
专利申请号领取应有专门的记录，在受理工作中，申请号应按流水顺序使用，因故作废的申请号应有记载并尽可能将废号条收齐保存。年底应将未使用申请号退回，并报送申请号使用情况表。每年年初，旧的申请号应于元月1日停止使用，申请日为前一年度的寄交申请，盖代办处收到日期戳，将文件与信封一同转寄专利局受理处。
六、代办处受理系统的管理及使用
(一)代办处受理系统的管理
1.代办处受理系统的软、硬件由国家知识产权局提供，代办处负责使用管理。代办处负责人对受理系统的安全及正确使用负责。
2.受理系统应由一名代办处工作人员操作，该工作人员应具有计算机专业学历(或相近专业学历)。
(二)受理系统的工作范围
代办处受理系统仅用于新申请的数据采集，不得用于其它工作范围，不得向代办处以外的任何单位或个人提供受理数据和受理系统软件。
(三)受理数据备份及系统恢复
1.代办处操作人员每日应对受理系统的受理数据进行备份。
2.数据备份采用软盘备份和硬盘备份，妥善保存备份资料，定期将备份数据装入备用机。
3.当系统出现问题时，代办处操作人员因立即通知受理处，并应由代办处系统操作员根据系统恢复手册的指导内容，重新安装系统，受理数据由代办处利用本地备份数据盘恢复。恢复过程应有相应的书面记录，以书面报告形式报送初审及流程管理部综合处。
(四)代办处受理系统的软件维护与更新
代办处受理系统的软件维护与更新由国家知识产权局专利局汇同信息中心统一安排。
七、业务质量的管理
(一)各代办处应大力加强业务质量管理工作，认真执行“严格执法，按章办事”的方针，严格遵守受理工作的办事规程。
(二)各代办处应建立健全业务质量管理制度，建立个人业务质量工作档案，定期对本处的业务质量进行检查，考核。
(三)初审及流程管理部有关处室参与年检工作，每年进行不定期的质量检查，检查情况作为评选优秀代办处的一项重要内容。
(四)建立差错事故的登记、更正制度。凡由我局审查发现的代办处中错以上的失误，将由初审及流程管理部向有关代办处发出失误通知。
(五)因代办处工作失误，造成大错，需由初审及流程管理部更正数据时，一件大错，对代办处将处以人民币50元以下罚款。
大错的情形是指：
1.不符合受理条件的专利申请被受理的;
2.申请类别确定错误或给出错误申请号的;
3.费用减缓漏批，减缓比例错批造成费用交纳错误的;
4.因失误申请文件长时间未作处理，造成申请人无法在规定期限内交纳费用的;
5.申请文件核实不准确，造成实际所交文件与填写数量不一致的。
(六)代办处无故延误专利申请数据和文件的传输，专利申请文件每滞后一日，对代办处将处以人民币100元以下罚款。专利申请数据每滞后一日，对代办处将处以人民币200元以下罚款。
八、附则
(一)专利受理工作应由持上岗证的代办处工作人员执行，工作人员对专利受理的数据负有保密的义务，泄密者将承担法律责任，对代办处将处以人民币20000元以下罚款。
(二)不得在专利受理过程中收取任何手续费。
(三)凡因代办处失误引发的行政诉讼，法院裁决我局赔偿的，其赔偿费从代办处的劳务费中扣除。
(四)凡代办处违纪或以业务失误为借口的违纪行为，由我局纪检部门处理。
(五)代办处应遵守国家及国家知识产权局制定的有关规定，依法行政。未经批准，不得停止或改变代办处工作职能。
(六)严重违反本规定的，国家知识产权局将责令其停止工作整顿，直至撤销专利受理工作职能。
